Hogyan váltsunk könyvelőt? Teljes útmutató lépésről lépésre

Mikor érdemes könyvelőt váltani?

A könyvelőváltásnak számos oka lehet:

  • Elégedetlenség a szolgáltatás minőségével
  • Nem megfelelő kommunikáció vagy késedelmes tájékoztatás
  • A könyvelő nem tudja követni a vállalkozás növekedését
  • Hiányzó adóoptimalizálási tanácsadás
  • Bizalmi viszony megromlása

A könyvelőváltás optimális időzítése

Legideálisabb időpont: Az év vége (november-december), amikor a régi könyvelő még lezárja az aktuális évet, elkészíti a záró bevallásokat és beszámolókat. Így az új könyvelő tiszta lappal indulhat januártól.

Év közbeni váltás: Szintén lehetséges, ilyenkor célszerű egy ciklus végét megvárni (havi, negyedéves zárás). Sürgős esetben a régi könyvelő a váltást megelőző hónap végéig elkészíti az évközi zárást.

A könyvelőváltás lépései

1. Előkészítés és új könyvelő kiválasztása

Első lépésként találjunk új könyvelőt, mielőtt felmondanánk a réginek. Fontos szempontok:

  • Megfelelő szakmai tapasztalat és referenciák
  • Korszerű, online könyvelési rendszer használata
  • Átlátható árképzés
  • Pozitív ügyfélvélemények

2. A régi könyvelővel való szerződés felmondása

  • Nézzük át a megbízási szerződést a felmondási feltételek miatt
  • Írjuk fel a felmondást, tisztázva az okokat és a felmondási időt
  • Törekedjünk közös megegyezésre - ez mindkét fél számára előnyös

3. Meghatalmazások intézése

A könyvelőváltáshoz három fontos meghatalmazást kell rendeznünk:

NAV meghatalmazás (ÚJEGYKE)

  • A https://onya.nav.gov.hu felületen ügyfélkapus belépéssel
  • Bal oldali menüben: új nyomtatvány → meghatalmazások → UJEGYKE
  • A könyvelő kezdeményezheti, az ügyfélnek csak jóvá kell hagynia
  • Feldolgozás általában egy órán belül megtörténik

Cégkapu meghatalmazás

  • Az ügyfél cégkapumegbízottjának kell elvégeznie a hozzárendelést
  • Nem azonos a NAV meghatalmazással - külön intézendő
  • Az új könyvelőt hozzá kell rendelni az ügyfél cégkapujához

Önkormányzati meghatalmazás

  • A https://ohp-20.asp.lgov.hu/ felületen
  • Minden érintett önkormányzatnál külön-külön kell elkészíteni
  • Budapesti székhely esetén a Budapest Főváros Önkormányzatát kell választani

4. Dokumentumok átadása-átvétele

Ez a könyvelőváltás legkritikusabb pontja. Minden dokumentumot írásos jegyzőkönyv alapján kell átadni/átvenni.

Alapdokumentumok:

  • Társasági szerződések
  • Alapító okiratok mellékletei
  • Bejegyző bírósági végzések
  • Aláírási címpéldány a képviselőtől
  • Bankszámlaszerződések
  • Hitelszerződések
  • Szervezeti és működési szabályzatok
  • Számviteli politika
  • NAV és helyi hatóság levelezések

Főkönyvi és analitikus dokumentumok:

  • Főkönyvi kivonat (teljes és aktuális)
  • Kartonok (valamennyi számla kartona)
  • Analitikák:
    • ÁFA analitika
    • Tárgyi eszköz analitika
    • Készlet analitika
    • Követelések/kötelezettségek analitikája

Lezárt évek dokumentumai:

  • Eredménykimutatás
  • Mérleg
  • Kiegészítő melléklet
  • Társasági adó bevallások
  • Iparűzési adó bevallások
  • ÁFA bevallások

Bérszámfejtési dokumentumok:

  • Munkaszerződések, megbízási szerződések
  • Alkalmazottak alapadatai
  • Bérek részletes adatai (nettó/bruttó bontás, járulékok)
  • Szabadság nyilvántartások
  • OEP bejelentések
  • SZJA és járulék bevallások

Könyvelési bizonylatok:

  • Minden tárgyévi bizonylat
  • Számlák (kimenő és bejövő)
  • Bankkivonatok
  • Pénztári bizonylatok
  • Készletmozgások dokumentumai

Az új könyvelővel való együttműködés kezdete

Átadás-átvétel az új könyvelővel

Az új könyvelőtől is kérjünk részletes jegyzőkönyvet az anyagok átvételéről. Tapasztaltabb irodák általában felsorolják a szerződésben a szükséges dokumentumokat.

Ellenőrzés és rendezés

Az új könyvelő átveszi az anyagokat, ellenőrzi azokat, szükség esetén kiegészíti a hiányosságokat. Bizonyos esetekben újrakönyvelés is szükséges lehet.

Fontos tudnivalók

Felelősség kérdése

  • Az új könyvelő felelőssége csak az általa elvégzett munkára terjed ki
  • A korábbi időszakokért a régi könyvelő felel, kivéve, ha az új könyvelő újrakönyveli azt

Költségek

  • A régi könyvelő költségeket számolhat fel az anyagok összeállításáért
  • Az új könyvelőnél is merülhetnek fel plusz költségek az átvétel és rendezés miatt

Dokumentálás

Minden lépést gondosan dokumentáljunk - ez mindkét fél érdekeit szolgálja és esetleges vitás kérdések esetén bizonyítékul szolgálhat.

Összefoglalás

A könyvelőváltás sikeres lebonyolításához alapos előkészítés, pontos dokumentálás és mindkét könyvelővel való konstruktív együttműködés szükséges. A meghatalmazások intézése, a teljes körű dokumentum-átadás és az új könyvelővel való zökkenőmentes kapcsolatfelvétel biztosítja, hogy a váltás ne okozzon problémákat a vállalkozás működésében.

Megfelelő szakmai háttérrel és körültekintő eljárással a könyvelőváltás nem csak lehetséges, hanem sokszor szükséges lépés a vállalkozás fejlődése érdekében.

Az Everest Accountingnál biztos lehet abban, hogy könyvelőváltása zökkenőmentes és sikeres lesz! Kérjen tőlünk ajánlatot könyvelésére most, Account Managereink segítenek Önnek!